Prozessdigitalisierung
Die Gesellschaft und damit die Kundenbedürfnisse werden immer digitaler. Unternehmen müssen flexibel und schnell auf diese Veränderungen reagieren. Erfahren Sie, wie Sie verschiedene Abläufe mit einer Software standardisieren können, um sich erfolgreich am Markt zu positionieren und Ihren Umsatz zu steigern.
Was Sie in diesem Artikel erwartet:
Was versteht man unter Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge Prozesse in digitale umzuwandeln, wobei diese nach wie vor individuell gepflegt werden müssen.
Doch in der Praxis ist das nicht ganz so simpel.
Ein Beispiel:
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein wachsendes mittelständisches Unternehmen in der Immobilienbranche. Sie beschäftigen 200 Mitarbeitende und möchten sicherstellen, dass diese in internen Schulungen Ihre Unternehmensrichtlinien verinnerlichen.
Das klingt kompliziert? Das ist es auch.
Wie kann dieser Vorgang vereinfacht werden?
Die Antwort lautet: Prozessdigitalisierung.
Prozessdigitalisierung hat das Ziel, Abläufe mithilfe einer Software zu standardisieren.
Beispielsweise können die Ablage von Informationen, die Überprüfung von bereits Gelerntem und die Verwaltung von Dokumenten zentralisiert werden.
Statt dass Mitarbeitende und Führungskräfte benötigte Unterlagen mühsam an verschiedenen Orten zusammensuchen müssen, kann eine Software diese Informationen zentral sammeln und webbasiert zugänglich machen – von überall und jederzeit.
Individual- oder Standardsoftware?
Der Markt für Prozess-Management-Software ist groß. Dennoch sind viele Unternehmen nach dem Kauf einer Standardlösung frustriert.
Warum?
Standardsoftware kann nicht immer die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens abbilden, was häufig zu unbefriedigenden Ergebnissen führt.
Die Lösung: Individualsoftware.
Bei disphere haben wir in den letzten Jahren zahlreiche Prozesse in Branchen wie Einzelhandel, Industrie, Immobilienwirtschaft und Bildungswesen digitalisiert. Unsere individuelle Software bietet den Vorteil, passgenau auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten zu sein.
Ein großer Vorteil: Die Integration verschiedener Schnittstellen ermöglicht es, die Software optimal an bestehende Prozesse anzupassen.
Unser Ansatz bei disphere
Eine professionelle und individuelle Prozessdigitalisierung bedeutet für uns:
Unterschiedliche Tools zu einer zentralen Lösung zu vereinen.
Analoge oder nur vereinfacht digitalisierte Prozesse systematisch zu digitalisieren.
Maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die die Effizienz und Mitarbeitendenzufriedenheit in Ihrem Unternehmen steigern.
Mit einer individuell angepassten Software schaffen wir eine nachhaltige und zukunftsorientierte Basis für Ihre digitalen Prozesse.
Warum ist Prozessdigitalisierung wichtig?
Die Digitalisierung einzelner Prozesse betrifft nahezu alle Branchen und Unternehmen.
Warum?
Weil sie für das Wachstum eines Unternehmens unerlässlich ist.
Das Marktumfeld verändert sich rasant:
Die Gesellschaft und Kundenbedürfnisse werden digitaler.
Margen werden durch globalen Wettbewerb kleiner.
Produktzyklen werden kürzer.
Prozessdigitalisierung hilft dabei, Kosten zu sparen, Mehrerlöse zu generieren und die Kundenzufriedenheit sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Möchten Sie wachsen und neue Mitarbeitende schneller in Ihre Unternehmenskultur integrieren?
Mit Prozessdigitalisierung wird das Onboarding einfacher. Wichtige Dokumente wie Unternehmenswerte, Richtlinien und weitere Unterlagen können an einer zentralen Stelle bereitgestellt werden.
Benötigen Sie einen Überblick über Ihre Prozesse und Workflows?
Eine zentrale Software ermöglicht Ihnen diese Übersicht – ohne, dass Sie in jeder einzelnen Abteilung nachfragen müssen.
Prozessdigitalisierung verbessert Ihr Qualitätsmanagement.
Egal, ob Sie eine eigene Abteilung dafür haben oder nicht, eine Software kann sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden:
Unternehmensrichtlinien besser verinnerlichen.
Diese unabhängig vom Standort nutzen können.
Von jedem Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone) darauf zugreifen können.
Unser Praxisbeispiel: Industrieunternehmen mit 200 Mitarbeitenden
Sie stellen Geräte her, die unter extremen Einsatzbedingungen funktionieren (z.B. in explosionsgefährdeten Gebieten).
Das Ziel:
Die sichere Anwendung Ihrer Geräte gewährleisten, indem wichtige Dokumente jederzeit aufrufbar und aktuell sind.
Die Lösung:
Digitalisierung der Informationen, inklusive:
Offline-Zugriff auf Daten durch Speicherung vor Ort.
NFC-Chips an den Geräten, um Dokumente einfach und schnell per Scan abzurufen.
Das Ergebnis:
Eine vereinfachte und sichere Nutzung Ihrer Geräte – jederzeit und überall, auch unter extremen Bedingungen.
Wie sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vorgehen?
Stellen Sie sich zunächst die entscheidenden Fragen:
Wo liegen die aktuellen Probleme in Ihrem Unternehmen?
Wo könnten in den nächsten Jahren Herausforderungen entstehen?
Gibt es größere Projekte, die digitalisiert und später erweitert werden müssen?
Ein möglicher Ansatz zur Prozessdigitalisierung besteht aus vier Schritten:
- 1
Prozessvisualisierung und Analyse der vorhandenen Prozesse
Falls Sie bereits eine konkrete Herausforderung identifiziert haben, können Sie diesen Schritt überspringen.
Andernfalls nehmen Sie Ihr Unternehmen genau unter die Lupe.
Visualisieren Sie Ihre Prozesse, um einen klaren Überblick über Workflows und Tools zu erhalten.
Wo gibt es Optimierungspotenziale?
Wo treten Herausforderungen auf oder Prozesse laufen zäh?
Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, um realistische Einblicke zu gewinnen. Der Fokus sollte darauf liegen, welche Optimierungen Ihre Arbeit nachhaltig erleichtern können.
- 2
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Haben Sie die Herausforderung identifiziert, definieren Sie einen Umsetzungsplan.
Haben Sie ausreichende interne IT-Ressourcen?
Benötigen Sie externe Unterstützung durch einen IT-Dienstleister?
Eine klare Strategie hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und messbare Ergebnisse zu erzielen.
- 3
Umsetzung Ihrer Strategie
Nun geht es an die Umsetzung.
Neue Workflows werden in die Geschäftsprozesse integriert.
Möglicherweise wird eine neue Software implementiert oder eine individuelle Lösung entwickelt. Ihre Mitarbeitenden sollten geschult werden, die neuen Tools effizient zu nutzen.
- 4
Prozessoptimierung
Nach der Implementierung ist der Prozess nicht abgeschlossen:
Analysieren Sie, wie die digitalen Prozesse die Effizienz oder Erlöse steigern, Kosten senken oder die Kundenzufriedenheit verbessern.
Identifizieren Sie frühzeitig Bereiche, die weitere Digitalisierung erfordern könnten.
Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess!
Die eingesetzte Software muss regelmäßig an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
Überlegen Sie, welche Bereiche als Nächstes in Ihre bestehende Software integriert werden können.
Mit einem klaren Plan und regelmäßiger Anpassung schaffen Sie eine nachhaltige Basis für die Digitalisierung Ihrer Prozesse.
Ihre Software muss regelmäßig an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden.
Halten Sie die Strategie im Blick: Welche Felder können als Nächstes in die bestehende Software integriert werden?
Beispiel einer Prozessdigitalisierung im Einzelhandel
- 1
Prozessvisualisierung/Analyse der vorhandenen Prozesse
Ihr Unternehmen ist im Einzelhandel tätig und beschäftigt etwa 3.000 Mitarbeitende in zahlreichen Märkten.
Zu bestimmten Zeitpunkten veranstalten Sie Ausstellungen, bei denen die Marktleitungen Artikel für ihre Märkte bestellen können.
Der aktuelle Prozess ist jedoch ineffizient:
Bestellungen werden handschriftlich für über 2.000 Artikel erfasst.
Preisänderungen während der Ausstellung führen zu Verwirrung, da diese Informationen aus einer separaten Quelle stammen.
Herausforderung:
Sie möchten den Bestellprozess digitalisieren, um ihn zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.
- 2
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Nach der Analyse wird klar:
Die bestehende Herausforderung ist zu spezifisch für eine Standardsoftware.
Sie entscheiden sich, eine IT-Beratung zu beauftragen, die eine individuelle Software entwickelt.
Ziele der Digitalisierung:
Auswertung und Kontrolle: Übersicht, welcher Markt welche Artikel bestellt hat.
Digitalisierung der Bestellungen: Handschriftliche Bestellungen werden durch ein digitales System ersetzt.
Zentralisierung der Informationen: Ein Portal bündelt alle ausstellungsrelevanten Informationen (z.B. Preisänderungen in Echtzeit).
Priorisierung:
Die Einführung eines zentralen Portals wird als erster Schritt definiert.
- 3
Umsetzung der Strategie
In enger Zusammenarbeit mit der IT-Beratung wird die Software entwickelt und schrittweise in Ihren Workflow integriert.
Der neue Prozess ist deutlich effizienter:
Auf den Ausstellungen können Marktleitungen Artikel online bestellen und verwalten.
Der Bestellfortschritt der Ausstellung ist jederzeit einsehbar.
Alle Informationen zu den Artikeln, einschließlich Preisänderungen, werden zentral in der Software angezeigt.
- 4
Weitere Prozessoptimierungen
Weitere Automatisierungen:
Automatisch generierte Bestellvorschläge helfen den Mitarbeitenden, optimale Bestellmengen für ihre Märkte zu berechnen.
Flexibilität in Krisenzeiten:
Aufgrund der Corona-Pandemie können keine Vor-Ort-Ausstellungen mehr stattfinden. Die individuell entwickelte Software wird angepasst, um vollständig digitale Ausstellungen zu ermöglichen.
Ergebnis:
Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse wird der Bestellvorgang transparenter, effizienter und flexibler gestaltet. Ihre Mitarbeitenden sparen Zeit, und das System passt sich flexibel neuen Anforderungen an.
Für Eilige – 8 Quick Wins zur erfolgreichen
Analyse des Optimierungspotenzials
Überlegen Sie zunächst, wo in Ihrem Unternehmen überhaupt Bedarf an Digitalisierung besteht. Stellen Sie sich Fragen wie:
Welche Abläufe können verbessert werden?
Wo ist eine Digitalisierung sinnvoll?
Was sind die Vorteile einer neuen Software?
Werten Sie Ihre Ergebnisse aus und prüfen Sie kontinuierlich, wo weitere Automatisierungen sinnvoll sind.
Lösung an Anforderungen anpassen
Die gewählte Lösung – ob Standardsoftware oder individuell entwickelte Software – muss zu Ihren Anforderungen passen. Eine neue Software sollte Prozesse nicht komplizierter machen, weil sie für eine andere Branche entwickelt wurde. Oft sind individuelle Lösungen, die schrittweise erweitert werden können, die bessere Wahl.
Prozesse ganzheitlich betrachten
Digitalisierung bringt nur Vorteile, wenn vor- und nachgelagerte Prozesse berücksichtigt werden. Eine digitale Reisekostenabrechnung hilft wenig, wenn die Buchhaltung die Daten dennoch manuell bearbeiten muss. Denken Sie auch an die Vorteile für Ihre Mitarbeitenden, die mit der Software arbeiten werden.
An die Anwendenden denken
Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Planung ein. Fragen Sie, welche Prozesse sie am meisten stören, und reduzieren Sie so mögliche Widerstände gegen die Digitalisierung. Wenn Mitarbeitende merken, dass zähe Prozesse vereinfacht oder entfernt werden, erhöht das die Akzeptanz und Motivation.
Klare Strategie (keine Einzellösungen)
Digitalisierung ist keine Flickschusterei. Vermeiden Sie Einzellösungen, die Ihre Probleme eher verstärken, statt sie zu lösen. Entwickeln Sie eine klare Digitalisierungsstrategie, die mit Ihren Unternehmens-, Marketing-, Finanz- und Personalstrategien abgestimmt ist. Falls Ihnen Ressourcen oder Kompetenzen fehlen, ziehen Sie Digitalisierungsberatungen oder IT-Dienstleister hinzu.
Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung
Prozessdigitalisierung endet nicht mit der Einführung einer digitalen Lösung. Sie ist das Fundament für kontinuierliche Verbesserungen. Kontrollieren Sie regelmäßig den Mehrwert und passen Sie die Prozesse bei Bedarf an.
Prozessdigitalisierung nicht an einer Person festmachen
Prozessdigitalisierung darf nicht nur von einer Person getragen werden. Es ist entscheidend, dass das Unternehmen als Ganzes – oder ein externer Partner – den Prozess vorantreibt. Sensibilisieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, um die digitalen Prozesse erfolgreich umzusetzen und zu nutzen.
Nutzen Sie kostenlose Vorlagen und Tools
Nutzen Sie Testversionen von Prozessmanagement-Software, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt. Falls Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, profitieren Sie von kostenlosen Erstberatungen durch IT-Dienstleister. Setzen Sie auf Bausteinlösungen, die flexibel erweiterbar sind und Ihr Budget schonen.
Für die meisten unserer Kunden hat sich diese Herangehensweise bewährt.
Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, ergeben sich in der Regel mindestens die folgenden Vorteile:
Sie verbessern Ihre Wettbewerbsposition.
Ihr Kostendruck sinkt.
Ihre Produktionszeiten werden kürzer.
Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden oder Kundschaft steigt.
Ihre Marge erhöht sich.
Fazit Prozessdigitalisierung
Prozessdigitalisierung beschreibt die Digitalisierung eines Prozesses – so weit, so offensichtlich.
Die entscheidende Frage ist jedoch: Welcher Prozess soll digitalisiert werden?
Wie es Thorsten Dirks, ehemaliger Vorstandsvorsitzender von Teléfonica Deutschland, so treffend formulierte:
„Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“
Prozessdigitalisierung kann also äußerst sinnvoll sein – aber nur mit der richtigen Strategie und einer gründlichen Analyse entfaltet sie ihr volles Potenzial.
Die wesentlichen Schritte einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung:
Analyse der vorhandenen Prozesse
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Umsetzung
Prozessoptimierung
Unser Tipp:
Wenn Sie keine internen IT-Ressourcen haben oder unsicher sind, wo Sie mit der Strategie beginnen sollen, empfehlen wir Ihnen, eine IT-Beratung oder einen Digitaldienstleister zu beauftragen. Mit professioneller Unterstützung wird die Prozessdigitalisierung effizient und zielgerichtet umgesetzt.
FAQ Prozessdigitalisierung
Wir sind nicht einfach ein IT-Dienstleister. Wir sind Ihr Partner.
Bei disphere haben wir über 17 Jahre Erfahrung im Bereich der Prozessdigitalisierung sowie bei der Implementierung von technischen Web- und SEO-Strategien, die die Lead-Generierung und das Ranking von Webseiten stärken.
Sollten Sie Hilfe bei der Umsetzung Ihrer digitalen Projekte benötigen, setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung und vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.
Unsere erfahrene Digitalexpertin Sabine ist seit mehr als 5 Jahren Mitglied des disphere-Teams und hat sich auf die Themen Prozessdigitalisierung, digitale Transformation und Online-Marketing spezialisiert.
Mit einem neugierigen Blick auf die (digitale) Welt saugt Sabine alles auf, was für die Lesenden interessant sein könnte und fuchst sich dabei stets in neue Themen, Strukturen oder Tools ein. Immer mit dem Ziel, die besten und interessantesten Beiträge zu schreiben.